Tijdens het Pianoo congres in Haarlem was ik bij de presentatie van Wouter Stolwijk. Buiten het feit dat ik de kern van zijn presentatie onderschrijf wil ik nog een paar elementen aan toevoegen die wat mij betreft daar ook mee samenhangen.

De kern van de presentatie omvatte in ieder geval de volgende onderwerpen: ‘waar stopt de verantwoordelijkheid van inkoop. Dat je je tussen alle regelgeving, jurisprudentie en interne discussies je regelmatig af moet vragen: ‘waar ben ik nu eigenlijk mee bezig als publieke inkoper’. En de focus vooral moet liggen op hoe je dat krijgt wat de organisatie nodig heeft. In plaats van dat je na een aanbestedingsprocedure tot de conclusie komt dat alle regels zijn gevolgd maar de organisatie niet onverdeeld gelukkig is met het resultaat’.

Het spanningsveld tussen Wouter zijn betoog en de dagelijkse werkelijkheid van inkopen in het publieke domein zit wat mij betreft in een twee belangrijke randvoorwaarden die ik hierna zal toelichten. Ten eerste, investeren in de professionalisering van de vraagkant. Ten tweede, de ‘inkoopcultuur’ binnen organisaties.

Om met het eerste te beginnen. De afgelopen 15 jaar is er veel geïnvesteerd in de professionalisering van de inkoopfunctie. Hartstikke goed en daar lag ook een noodzaak en behoefte. Maar inkoop begint bij het ontstaan van een behoefte in de business, de vraagkant van de organisatie. Naar mijn mening moet hier een investering plaatsvinden in de business op twee punten. Een, de perceptie die er leeft ten aanzien van de afdeling inkoop. En twee, de eigen interne competenties en verantwoordelijkheden als afdeling om een bijdrage te leveren aan de organisatiedoelstellingen.

Een voorbeeld uit Wouter zijn betoog wat hier op aansluit. Wanneer een opdrachtgever vraagt om een 5-baans snelweg, moet de inkoper niet vragen: waarom geen 4-baans? Want daar gaat de inkoper niet over. Dat is de verantwoordelijkheid van de opdrachtgever. Ik begrijp wat Wouter hier zegt maar ik zou daar nog het volgende aan toe willen voegen. Je kan deze vraag namelijk tweeledig stellen. Een, omdat je altijd kritische vragen stelt en vindt dat dat hoort bij de rol van inkoop. Of, je stelt die vraag om de opdrachtgever positief uit te dagen om te onderbouwen waarom het een 5-baans weg moet zijn. Uiteraard doe je dit in de samenstelling van een multidisciplinaire projectgroep. De vraag vanuit inkoop kan dus geen kwaad, zolang je de vraag maar stelt om de goede reden. Dus, alle inkooporganisaties van Nederland, stel jezelf de vraag waarom je de ‘wat’ vraag van je opdrachtgevers challenged en hoe je daar mee een bijdrage levert aan de realisatie van wat de organisatie nodig heeft. En alle publieke opdrachtgevers van Nederland, kijk naar de huidige perceptie die er is over de afdeling inkoop en ga hier over in gesprek wat je verwacht aan toegevoegde waarde. En bestuurders van Nederland, steun uw organisaties door de business en inkoop aan te spreken op hun rollen en bijbehorende verantwoordelijkheid.

Het tweede punt is de ‘inkoopcultuur’ in organisaties. Wat is het uitgangspunt van organisaties als het gaat om inkoop? Is dat rechtmatigheid? Of is dat doelmatigheid binnen een rechtmatig kader? Want laten we het in ieder geval met elkaar eens zijn dat het rechtmatig kader voldoende ruimte biedt om doelmatig in te kopen. Maar de mate van doelmatigheid wordt wel bepaald door de cultuur in de organisatie. Want als rechtmatigheid het uitgangspunt is en niemand, vooral bestuurders niet, last wil hebben van het inkoopproces (lees: de krant halen of rechtszaken) dan zal het niet zo snel gaan met doelmatig inkopen of innovatieve (duurzaamheid)criteria. Niemand wil dan uitleggen waarom je op basis van hoog gestelde, maar door de koplopers van die branche, haalbare criteria je kort geding procedures krijgt van de zwakkere broeders die niet investeren in innovatie of duurzaamheid.

Ik denk dat het ook anders kan. Op het moment dat je projecten aanwijst waarbij je zegt: op deze projecten accepteer ik het risico omdat ik de markt ga uitdagen en ga kijken waar de rek zit als het gaat om de koplopers te selecteren. Daarbij accepteer ik de risico’s van mogelijke kort gedingen of publiciteit. Want waar gaat het ook al weer om bij aanbesteden? Krijg je nu bij een 100% score op rechtmatigheid in een aanbesteding de beste leverancier? Of krijg je de leverancier die heel goed door hoepels kan springen.

Samengevat, ligt de focus op de procedure of op de realisatie van wat de organisatie nodig heeft?

‘Wat is het beste moment om een appelboom te planten’? Het antwoord op die vraag luidt: ‘20 jaar geleden’. ‘Wat is dan het een na beste moment’? Dat is vandaag…. Dus begin vandaag met het besef vanuit de inkoop wat je toegevoegde waarde is voor de organisatie. En organisatie, realiseer je vanaf vandaag welke toegevoegde waarde inkoop kan hebben. En bestuur, start vandaag met het uitdragen en faciliteren van de juiste cultuur waarin de business en inkoop elkaar versterken. Naar mijn mening plukt het inkopen binnen het publieke domein hier de komende jaren de vruchten van.