Met de verdere ontwikkeling van aanbesteden neemt ook de kennis van aanbesteden toe aan de vragende kant van de organisatie. Maar dat heeft vaak tot gevolg dat niet alleen de inkoper maar ook de projectleider of andere verantwoordelijke gaat meedenken in het aanbestedingsproces. En die hebben regelmatig een ‘ja maar, als..dan’ vraag. Dat is hartstikke goed maar het valt mij op dat de vragen voortkomen uit risico denken vanuit mogelijke uitzonderingen en in mindere mate betrekking hebben op de inhoud, de vraagspecificatie. Naar mijn mening is dat een zorgelijke ontwikkeling. Aanbesteden is immers een proces is binnen een wettelijk kader maar waar een goede inhoudelijke voorbereiding vaak bepalend is voor het succes.

Ik zie hier een grote uitdaging voor de komende jaren. Het is een uitdaging voor inkoop en de vragende organisatie om het denken in uitzonderingen en doem scenario’s een niet steeds groter onderdeel van de voorbereiding van een aanbesteding uit te laten maken.
Wat mij betreft wel een punt om aandacht aan te besteden. Want waar komt de behoefte vandaan om in scenario’s te gaan denken die ‘wellicht mogelijk eventueel’ kunnen gaan gebeuren? Het lijkt dat deze behoefte ontstaat omdat de organisatie onvoldoende beeld heeft wat de vraagspecificatie aan reactie gaat opleveren in de markt. Anderzijds is het beeld van complexiteit van een aanbesteding ook vaak een reden om in de scenario stand te schieten.

Om met het eerste punt te beginnen. Ik ben van mening dat het outsourcen van activiteiten en de vergrijzing van organisaties er toe leidt dat er steeds minder materiedeskundigheid aanwezig is om de ‘wat’ vraag goed in te vullen. Deze ontwikkelingen leiden er ook toe dat de beschikbaarheid van mensen onder druk komt te staan terwijl er wel doorlooptijden gehaald moeten worden. Ondanks deze organisatieveranderingen en demografische factoren wordt er geen budget beschikbaar gesteld om bijvoorbeeld die betreffende kennis voor de duur van het project in te huren. Hierdoor ontstaat de situatie dat de projectleider zich moet beroepen op de nog aanwezige kennis in de organisatie die beperkt beschikbaar is.
Hierdoor ontstaat de onzekerheid bij de projectleider of hij hiermee de hele lading van de vraag afdekt. Uiteindelijk kijken de projectleider en de inkoper elkaar aan en wordt de vraag gesteld of dit het complete verhaal is wat gepubliceerd kan worden. En daar zit wat mij betreft het eerste knelpunt wat leidt tot ‘ja maar, als..dan’ vragen in de voorbereiding. Door het niet zeker weten of de vraagspecificatie goed is, ontstaat de neiging om uit een defensieve positie vooraf te anticiperen op mogelijke vragen uit de markt of alvast te gaan speculeren over de scenario’s die in de uitvoering van de overeenkomst mogelijk plaats kunnen vinden.

Het tweede punt is het managen van het beeld van complexiteit van aanbesteden door inkoop. Ik ben nog steeds van mening dat aanbesteden niet complex is, de basis principes heb ik al eens in een eerder column toegelicht en die zijn niet veranderd door de Aanbestedingswet. Het zijn juist uitdagingen rondom de vraagspecificatie en daardoor de ‘ja maar.. als dan’ vragen en de vragen om te helpen te zoeken naar de uitzonderingen die aanbesteden onnodig complex maken. Voor inkoop is hier de uitdaging om de vragende organisatie te helpen om de aanbesteding op te bouwen vanuit de kern van de vraag, in plaats van het managen van de onzekerheid over het proces. Want het maakt uiteindelijk niet uit hoe je de vraag aan de markt stelt, als de ‘wat’ vraag niet compleet is krijg je nooit het gewenste antwoord.
Probeer samen met de projectleider te kijken of het mogelijk is om de aandacht te focussen op wat de behoefte is die de organisatie heeft. Wat voor soort aanbestedingsstrategie past daar bij? Of, zijn de gewenste selectie- en gunningscriteria reëel en in aansluiting op de vraag? Kan je de projectleider adviseren over de samenstelling van het aanbestedingsteam? Is het nuttig om een marktverkenning uit te voeren om een concept vraagspecificatie en selectie eisen te toetsen in de markt of het haalbaar is wat je vraagt en of marktpartijen de selectie kunnen halen?

Kortom, er is werk aan de winkel. Ook hier kunnen inkoop en de vraagkant elkaar versterken en samen optrekken om op basis van een heldere vraagspecificatie en reële set van aanbestedingsvereisten een succesvol inkooptraject uit te voeren. De vragende kant van de organisatie zal een manier moeten vinden om de risico’s ten aanzien van de inhoudelijke kennis te borgen in de organisatie. En inkoop moet aan de andere kant in het proces van aanbesteden bewaken dat de hoofdregel het uitgangspunt is en er niet wordt gestuurd op de uitzondering.