Virtualisatie is geen rocket science meer, Open Source als alternatief blijft gepromoot worden vanuit de overheid. Maar hoe zit het met de licentieverplichting richting Microsoft op machine waar die open source op draait? Citrix? Een prima remote oplossing in het kader van het ‘nieuwe werken’ maar hoe zit het nou licentietechnisch? Wat is de relatie tussen de aanwezige licentiestructuren en de veranderingen in ICT infrastructuur omgevingen door projecten? Met andere woorden: bijna elke organisatie heeft contracten met in ieder geval Microsoft, Oracle, HP en Citrix. De vraag die mij bezighoudt op dit moment is: ‘Wat is de rol van inkoop in ICT projecten met mogelijke consequenties voor de aanwezige licentieovereenkomsten’?

ICT stakeholders, ICT technici en inkopers hebben in de afgelopen jaren mede door de verdere professionalisering van inkoop een enorme groei doorgemaakt in de samenwerking met elkaar. Inkoop wordt eerder betrokken bij inkoopvraagstukken. Inkoop voert steeds meer actief contractmanagement richting de diensten en hard- en software leveranciers. Maar ik zou in deze column graag nog een stap verder willen gaan en het aspect licentiestructuren willen bespreken. Een belangrijk aspect naar mijn mening waarbij al een samenwerking moet starten tussen architectuur en inkoop aan de tekentafel van projecten die een grote impact hebben op ICT infrastructuren.

ICT projectplannen en architectuur beleid hebben als doel een gewenste uitkomst voor de organisatie. De afgeleide daarvan is de investering in ICT middelen (hardware en software). Deze redenatie gaat dus alleen uit van die investering. Maar hierdoor mis je dan de mogelijke consequenties in de bestaande licentieovereenkomsten.

Vaak leidt de wijziging in contracten of compliancy checks met de grote software vendors tot echte inzichten in een licentiestructuren van een organisatie. Die zijn altijd achteraf en zorgen tegelijkertijd ook voor maximale aandacht door de financiële component die daar vaak aan hangt. Als klap op de vuurpijl blijkt ook nog eens dat het niet mogelijk is om in het project of in de lijnorganisatie daar snel een aanpassing in aan te brengen. De gekozen infrastructuur zou aangepast moeten worden en die is tegenwoordig zo complex dat zonder verstoring van de bedrijfsvoering het niet mogelijk is om aanpassingen door te voeren.

In deze complexiteit spelen wat mij betreft drie belangrijke factoren een rol. Allereerst de complexiteit van de licentiespelregels die de grote software vendors opstellen. En wie kent die spelregels van voor tot achter?
Ten tweede, een ICT inkoopafdeling bestaat vaak uit generalistische ICT inkopers die wel beschikken over licentiekennis op hoofdlijnen maar niet de diepgaande licentiekennis van de betreffende vendors. Als laatste zullen ook de ICT stakeholders duidelijk moeten maken waarom gekozen wordt voor een bepaalde inrichting van de ICT infrastructuur. Daarmee bedoel ik de vertaling van een technische oplossing die begrijpelijk is voor alle belanghebbenden.

Speelt inkoop op dit vlak dan zo’n belangrijke rol vraagt u zich misschien af? Ja, ik denk van wel. Inkoop is de initiatiefnemer die bij het management aan moet geven dat bij projecten met een grote impact op de bestaande infrastructuur , op zijn minst een aanpassing van de bestaande licentiecontracten zal betekenen.

Kortom, is inkoop ook de licentiespecialist? Nee, ik denk van niet. Het is bijna een onmogelijke opgave om alle licentieregels van alle producten te beheersen. Maar inkoop kan vervolgens wel doen waar ze goed in is: haar adviserende rol invullen richting het management en vervolgens de markt op gaan om de benodigde licentiekennis in te kopen.