Langzamerhand krijg ik het idee dat er een tendens is ontstaan om alle EU aanbestedingen (EUAs) te generaliseren en standaardiseren met als doel: tijd- en kostenbesparing. Met als gevolg dat er te makkelijk voorbij wordt gegaan aan de diversiteit van de opdrachten en de mate van impact op de organisatie. Je zou bijna gaan denken dat aanbesteden steeds meer wordt gezien als de afhandeling van een standaard administratieve procedure, ongeacht de aard van de opdracht.

En dan vraag ik me af: hoe komt dat nou? Aanbesteden is vooral geen standaard procedure, maar een vak. Standaardisatie leidt naar mijn mening alleen maar tot meer tijd en kosten in de uitvoering. De kwaliteit van het resultaat laat te wensen over en vaak heeft het uiteindelijk meer gekost dan opgeleverd, en dan bedoel ik niet alleen financieel.

Het komt naar mijn mening de kwaliteit niet ten goede als je als inkoop voor elke aanbesteding exact dezelfde tijd beschikbaar hebt of wanneer dat bepaald is tijdens de interne kostenverdeling over de inzet van inkoop. Schiet je dan niet je doel voorbij? Juist vanwege de diversiteit en onvoorziene werkzaamheden die inkoop vooraf, en het project vaak ook niet, kan inschatten?
Aanbesteden is af en toe net een verbouwing. Je schat in ongeveer een ochtend bezig te zijn met het verwijderen van een oude tussenmuur. Maar bij het afbreken blijkt het toch een dragende muur te zijn. Verouderde tekening. En dan? Dan gaat het meer tijd kosten dan gepland. Maar in de begroting is daar geen rekening mee gehouden. Dus?
Hetzelfde voor inkoop. Kan je vooraf expliciet aangeven hoeveel uur, hoeveel contactmomenten je nodig hebt om het proces te begeleiden en een goede set van documenten voor te bereiden? Dat is immers afgesproken. Vergeet niet dat inkoop ook afhankelijk is van de klant en andere betrokken partijen. Wat kunnen daar de gevolgen van zijn: Er wordt een aanbesteding gepubliceerd en uiteindelijk blijkt dat de inhoud van het PvE toch niet helemaal passend is op basis van de vragen in de Nota van Inlichtingen. Of, de eisen aan de referentie sluiten niet aan bij de kerncompetentie genoemd in het BD. En oh ja, het is de bedoeling dat de testperiode voor gunning plaatsvindt na 15 december maar voor 1 januari. Bij drie leveranciers.

Zonder in eerste instantie te kijken naar de knikkers, kan je dit voorkomen en wat betekent dit voor de organisatie en voor inkoop? Ik zie hier een kans en verantwoordelijkheid voor inkoop om te blijven benadrukken naar de eigen organisatie en te ageren tegen de gedachte van de gestandaardiseerde EUA eenheidsworst en de gevolgen daarvan.

Iets roepen is één, doen is twee. Wat is er nodig om elkaar hier in te helpen.
Allereerst, realiseert iedere inkoper zich dat elke klant uniek is en realiseert de klant dat zijn vraag aan inkoop dat ook is? Het maakt in mijn beleving niet uit of het de vierde keer is dat er een schoonmaakcontract wordt aanbesteed of voor het eerst een bedrijfsvoering systeem. De complexiteit in de herhalingsaanbesteding wordt wellicht bepaald door de huidige aandacht voor de sociale aspecten in de schoonmaakbranche, social return en duurzaamheid. Terwijl het nieuwe complexe bedrijfsvoering systeem wellicht standaard software is maar de nadruk veel meer ligt op het implementatie traject en je daar de juiste leverancier bij zoekt.
Ten tweede, is de klant in staat verder te kijken dan alleen een EUA procedure en een contract voor datum X? Maar in staat te kijken naar het geheel tot aan het einde van de looptijd van het nog te gunnen contract? Als derde, is inkoop in staat om ervaringen over te brengen op de klant uit periodiek vastgelegde ‘lessons learned’ uit eerdere aanbestedingen en lopende contracten?

Waar het in mijn beleving om gaat is of je vanuit inkoop in staat bent om met deze drie punten als dirigent de diversiteit van de aard van de opdracht over te brengen op de klant. En daarmee de mate van complexiteit en doorlooptijd?

Voor inkoop geldt dat de kosten voor de baten uitgaat. Daarom pleit ik voor investering in de voorbereiding van aanbestedingstrajecten. Die investering verdien je terug tijdens de procedure en na de gunning. Ja, dit vraagt andere aanpak dan de inzet van inkoop te standaardiseren. Maar juist te kijken vanuit de bedrijfsdoelstelling naar de aard van de opdracht, de complexiteit en de impact op de organisatie. Ik ben er van overtuigd dat deze benadering uiteindelijk een constructieve bijdrage levert aan de bedrijfsdoelstellingen en bedrijfsvoering in tijden waarin meer met minder gerealiseerd moet worden.