Op 28 en 29 september 2011 werd in Londen voor het eerst in Europa de Gartner summit gegeven voor IT Financial, Procurement en Asset Management. Uit ongeveer 20 landen waren 250 geïnteresseerden naar Londen gekomen om onder leiding van 12 Gartner consultants een grote hoeveelheid presentaties op deze drie gebieden bij te wonen. Gartner gaat uit van zogenaamde ‘tracks’ en heb ik vooral de track voor inkoop gevolgd.

Ik werd eerder dit jaar tijdens een presentatie van Gartner geattendeerd op deze summit. In mijn dagelijkse werk als ICT inkoper heb ik te maken met alle drie de disciplines die hier aan bod zouden komen. ICT als de business. Finance als het gaat om het beschikbare budget. En inkoop voorziet asset management van informatie. Elke inkoop heeft immers een effect op de assets van een organisatie.

Heeft de summit voldaan aan mijn verwachtingen? Ik kan dat alleen maar bevestigend beantwoorden. Overall werd een goede variatie van presentaties, workshops en clinics aangeboden. De sessies waren kort (gemiddeld 45 minuten) en goed neergezet door de Gartner consultants. Effectief en to the point. Tussen de sessies door was er meer dan voldoende de gelegenheid om te netwerken voor de bezoekers.

Deze twee dagen zijn naar mijn mening van toegevoegde waarde voor iedere professional die werkzaam is in een van deze disciplines en hun leidinggevenden.
Ik zal allereerst een korte samenvatting geven van wat ik heb meegekregen uit de verschillende presentaties.

Voor de inkoop van IT software werd er o.a. aandacht besteed aan onderhandelingsmogelijkheden met de grote software vendors: Microsoft, Oracle, SAP en IBM.
Specifiek voor Microsoft was er een presentatie over de nieuwe versie van Microsofts Enterprise Agreement. Gartner presenteerde hier een aantal onderwerpen o.a.: de focus van Microsoft richting cloud oplossingen en wijzigingen in het contract en ‘terms and conditions’.

Ook het onderwerp Cloud kwam uitgebreid aan bod. Naast de ontwikkeling van cloud was er veel aandacht voor de kosten, risico’s en de bijbehorende contracten.

Er waren diverse presentaties over de rol van inkoop. Dit werd goed toegelicht in de presentatie over inkoop handelend als entrepreneur en hoe inkoop op die manier meer toegevoegde waarde aan de business kan leveren.
Voor inkoop tooling en asset management werd de stand van zaken besproken anno 2011. Voor beide onderwerpen presenteerde Gartner de trends en mate van volwassenheid met behulp van hun onderzoeken. Ook waren er verschillende presentaties over beschikbare tools en de aanpak van implementatie in organisaties. Een opmerking is het vermelden waard. Tijdens de openingspresentatie zei de keynote speaker Bill Snyder: ITAM is een strategische discipline, geen project.

En andere onderwerpen die aan bod kwamen.
• ‘Begin bij het begin’. Of het nu gaat over het inzichtelijk maken van de spend of de voorbereiding voor een grote contractonderhandeling. Begin met een spend analyse en ga van daar uit verder opbouwen naar strategische sourcing op basis van deze input.
• Als het gaat om onderhandelingen met de grote software vendors. Bepaal voor je contractonderhandeling met een software vendor wat heb je, wat heb je nodig en baseer daar je strategie op. En voeg op die manier waarde toe aan de organisatie.
• Iedereen is gewaarschuwd dat de komende tijd de software vendors vaker op de deur zullen kloppen voor compliancy audits. Zoals een van de consultants aangaf toen de helft van de zaal zijn hand opstak op de vraag wie er dit jaar geaudit was: ‘de andere helft is volgend jaar aan de beurt’.
• Ook een de opslag van data op een externe locatie kreeg een waarschuwing mee. Het gaat er niet om of de escrow goed geregeld is in een SaaS contract. Hoe kan je beschikken, altijd en onder elke omstandigheid, over jouw waardevolle data die je bij de externe partij hebt ondergebracht. En als het mis gaat, in welk format krijg je het terug.

Volgend jaar zal deze summit opnieuw georganiseerd worden in Londen. Houd voor de datum de site van Gartner in de gaten.