Vorige week was ik uitgenodigd om in Sofia, Bulgarije, een presentatie te geven over het implementeren van e-procurement software. Aanwezig waren een flink aantal Bulgaarse inkopers uit alle geledingen van de overheid. Samen met twee Bulgaarse-, een Finse- en een Portugese collega, hebben we daar gesproken over diverse onderwerpen in relatie tot e-procurement. Zoals wat je tegenkomt onderweg in een implementatie en waar de verschillende landen staan als het gaat om dit onderwerp. Enorm interessant en vooral mooi om te zien dat het eigenlijk niet uitmaakt in welk land je met deze materie te maken hebt. We hebben allemaal te maken met dezelfde uitdagingen en vergelijkbare lessons learned bij het introduceren van dergelijke tooling binnen de organisaties waar we voor werken.

En dat gaf me te denken hoe het staat met de implementatie van en de bereidheid van de Nederlandse overheidsinkopers als het gaat om het gebruik van software om hun werk te doen. Want er komt een deadline aan dat vanaf april 2016 alle aanbestedingen volledig elektronisch aanbesteed moeten worden. En dat is meer dan alleen het publiceren van een aankondiging en aan het eind een afmelding van een gegunde opdracht.

Nou denk ik dat een deadline nooit een reden moeten zijn voor de implementatie van tooling. Ik ben er van overtuigd dat dit soort software voor onze beroepsgroep een geweldige bijdrage kan leveren in de ondersteuning hoe wij ons werk doen. En daarom ben ik van mening dat het actief gebruik van dit soort software zeker geen verplicht nummer moet zijn. Ik denk dat het een gemiste kans is om op die manier naar deze software te kijken. En wel om de volgende vier redenen.

Allereerst door ons af te vragen hoeveel impact tooling op ons dagelijkse werk heeft. Veel van ons leerden een computer bedienen met MS-DOS. In mijn geval een x486 machine. En we vonden het toch allemaal heel erg handig dat er gegeven moment een gebruiksvriendelijke grafische schil, Windows, over dat MS-DOS werd gelegd. Daarmee nam de snelheid in het bedienen van de pc enorm toe wat en daarmee toegevoegde waarde leverde. Windows is dus ook gewoon een tool die we nog steeds dagelijks gebruiken omdat we daar waarde aan toegekend hebben. Specifiek voor inkoop geldt dit ook. Het gebruik van e-procurement tooling moet waarde toevoegen in de ondersteuning van de inkoopprocessen van een organisatie. En ja, dat is wennen. Maar dat was het eerste gebruik van MS-DOS, Windows en de Office suite ook. Maar zou je nu zonder kunnen?

Ten tweede vanuit de gedachte dat inkoop waarde wil toevoegen aan de doelstellingen van de eigen organisatie. Ook inkoop bevindt zich in een steeds digitaler wordende wereld. En de rol van inkoop veranderd steeds meer van transactiegericht naar een bedrijfskundige benadering van complexe organisatievraagstukken. En ik ben er vanuit die optiek er van overtuigd dat wanneer je deze rol goed wilt invullen, je moet beschikken over en goed gevulde gereedschapskist. En met die gereedschapskist ondersteunen de inkopers de organisatie op de best mogelijke manier om die diensten of producten in te kopen die de organisatie nodig heeft. En een e-procurement platform is een van die tools.

Het derde argument is het bewaren en hergebruiken van informatie. Voorbeeld: Morgen publiceert een inkoper een aanbesteding voor de schoonmaak van gebouwen. Ergens na de gunning en de volgende contractjaren verlaat deze inkoper de organisatie. En wanneer iemand een organisatie verlaat gaat er altijd kennis verloren. Stel, jij bent de nieuwe inkoper die opnieuw deze aanbesteding in de markt moet zetten en je kan alle informatie van vier jaar geleden terug vinden in een systeem. Dit betekent dat je al een baseline Programma van Eisen hebt. Als je die samen met de organisatie update op basis van nieuwe inzichten en lessons learned uit het huidige contract, dan heb je heel snel een nieuwe set van specificaties. Je hoeft dus niet van scratch af aan te beginnen omdat kennis of informatie niet meer terug te vinden is. Voordeel en tijdswinst dus voor de organisatie.

Plaats dit ook in de context van het grote aantal mensen dat binnenkort met pensioen gaat en de verwachting dat daar weinig tot geen nieuwe medewerkers voor terugkomen. Dan is het beschikken over informatie en het hergebruik daarvan in mijn beleving van steeds groter belang voor organisaties de komende jaren.

Tenslotte, management informatie. Zodra je bij alle inkopen en aanbestedingen één systeem gebruikt, krijg je de beschikking over actuele en betrouwbare management informatie. Die informatie kan input zijn voor een ander systeem. Denk aan het gesloten contract op basis van een aanbesteding. Dit is input voor contractmanagement. Management informatie verteld je bijvoorbeeld ook iets over het percentage ‘maverick buying’. En met goede informatie ben je in staat om betere beslissingen te nemen als organisatie. En dat kan weer bijdragen aan het verlagen van de total cost of ownership.

‘Elk mens is bereid te veranderen, totdat hij zelf moet veranderen’. Met die gedachte zouden wij ook als inkopers open moeten staan voor vernieuwing en innovatie die een bijdrage leveren aan de manier hoe we ons werk het beste kunnen doen. Tenslotte veranderd de uitkomst van ons werk niet door het gebruik van tooling. Je sluit uiteindelijk nog steeds een contract met die leverancier die het beste aansluit op je specificaties. Alleen de manier hoe je daar komt wordt anders. Of zoals mijn Portugese collega het stelde aan het einde van zijn presentatie: ‘You don’t die of trying to use this kind of software. So give it a chance’.