Alle aandacht die de media besteed aan het fenomeen Europees aanbestedingen juich ik van harte toe. Het is niet eens dat het bijna altijd negatief is hoe er over aanbesteden wordt geschreven. Het is juist belangrijk dat er over geschreven wordt. De hogesnelheidstrein Fyra was de aanleiding dat alle media vol stonden met berichtgeving over een aantal grote aanbestedingen. In een van deze artikelen werd ook het ontstaan van aanbestedingen toegelicht. Dat kwam ongeveer neer op dat aanbesteden is ontstaan uit het idee van eerlijkere concurrentie, geen vriendjes politiek, en een doelmatige besteding van overheidsgeld. Oftewel het objectiveren van de ‘gun’ factor. En dat binnen een door de EU opgelegde richtlijn. Hoe heeft het zo ver kunnen komen? Laten we kijken naar de verandering van de positie van inkoop en welke invloed EU aanbesteden daar op heeft.

Het was rond de eeuwwisseling voor het eerst dat inkoop in het regeerakkoord werd genoemd om een bijdrage te leveren aan noodzakelijke bezuinigingen. Inkoop kreeg vanaf dat moment een nieuwe positie in de eigen organisatie met daarbij horende verwachtingen en doelstellingen.
Wat betekende die nieuwe positie, verwachtingen en doelstellingen voor de inkoop? De eerste verandering was voor inkoop. Zij kreeg een nieuwe positie in de organisatie en moest samen met een EU procedure onder de arm naar de vraagkant toe. Inkoopafdelingen hadden (en hebben) dus in de eerste plaats de handen vol aan het ‘verkopen’ van inkoop aan de vraagkant van de eigen organisatie. Want die vraagkant was gewend om rechtstreeks zaken te doen met de leveranciers, de markt. Door de verandering van de rol en positie kwam inkoop tussen de vraagkant van de organisatie en de markt te staan. Tenslotte is in de loop van de jaren de juridische invloed bij aanbestedingen toegenomen.
Samengevat is er in de afgelopen jaren niets veranderd aan de behoefte van organisaties, maar wel aan de positie van inkoop. En de EU aanbesteding spelregels worden door de vraagkant gezien als een juridische procedure van inkoop. De situatie die hierdoor is ontstaan is naar mijn mening van invloed op de kwaliteit van aanbestedingen.

Mijn stelling is dat aanbesteden geen geïsoleerde procedure van inkoop is, maar een proces van de hele organisatie. Aanbesteden raakt namelijk alle onderdelen in een organisatie. Aanbesteden is en blijft een offertetraject dat binnen een vastgesteld kader wordt uitgevoerd. Hierbij is inkoop de procesbegeleider en helpt de vraagkant juist om zo goed als mogelijk de ‘wat’ vraag, de behoefte van de organisatie, naar de markt te brengen. Dit proces is mede bepalend voor het selecteren van de juiste leverancier om die behoefte te realiseren. Maar uit de voorbeelden die de publiciteit halen zie je dat in dit proces het uiteindelijke resultaat van vraag en aanbod: gepubliceerde aanbestedingen en inschrijvingen, niet op elkaar aansluiten.

Door aanbesteden juist als proces te benaderen zie ik twee uitdagingen voor organisaties. De eerste is voor inkoop. De vraag van organisaties wordt steeds complexer en vanuit de procesbenadering vraag dit ook een verandering van inkoop. Ik noem dit de bedrijfskundige benadering van organisatievraagstukken door inkoop.
 
De andere uitdaging is voor de vraagkant van de organisatie. Laat inkoop haar toegevoegde waarde bewijzen door ze op het moment van het ontstaan van de ‘wat’ vraag al te betrekken. Vind elkaar en maak gebruik van elkaars competentie. Ik ben er van overtuigd dat het resultaat een positieve bijdrage zal zijn aan de kwaliteit van aanbestedingen.