Ik heb al eerder columns geschreven over de ontwikkeling van inkooporganisatie. Zo aan het begin van een nieuw jaar wil ik daar als eerste weer eens bij stilstaan. Dit keer niet vanuit de organisatiekant maar vanuit de mens kant. Want, wat maakt een inkoper een nog betere inkoper? Daar zijn de meningen uiteraard over verdeeld. Want dienstverlening, of je het nou inkoopt, ingehuurd wordt of dat je op de loonlijst staat, wordt subjectief beleefd door de omgeving. Het is heel lastig om harde criteria los te laten op de kwaliteit van een mens en de dingen die hij of zij doet elke dag. Toch is het mogelijk om een rode draad te ontdekken. Niet alleen op basis van KPI’s van de afdeling en de rapportages die laten zien of het de goede kant op gaat. Die getallen zeggen iets over de inhoud van het werk en niet over de personen, de inkopers, die de prestatie leveren. Ik wil de vraagstelling koppelen aan twee meetbare criteria met de volgende vraag: ‘Hoe wil je als inkoper ‘presteren’ en hoe wil je jezelf ‘presenteren’.

Het valt mij op dat het in evaluaties of gewoon in de dagelijkse werkzaamheden vooral gaat over de werk perikelen, wat niet goed gaat en hoe dat opgelost moet worden. Het gaat vaak in veel mindere mate over de oorzaak en wat de bijdrage van de inkopers persoonlijk kan zijn. Hoe staat het met je prestaties voor de organisatie? En hoe presenteer je jezelf naar de organisatie?

Laten we hier eens naar kijken aan de hand van een voorbeeld. Een veelgehoorde klacht is het moment dat de organisatie zich meldt bij inkoop. Dat moment is vaak te laat in de beleving van inkoop. En voor je het weet gaat het alleen nog maar over die beleving en het gevolg dat veel zaken ad hoc gebeuren. In dit geval is het ad hoc een gevolg van en niet de oorzaak. Als je dit herkent als inkoper en het blijkt ook nog eens dat het wel heel vaak dezelfde afdeling op persoon het geval is, wat kan je dan doen? Wat mij betreft niet door eenzijdig te kijken naar de vraagkant van de organisatie. Ik kies voor de volgende aanpak. Aan de hand van dit voorbeeld zou je het gesprek aan kunnen gaan met die persoon of afdeling in de vorm van een ‘presentatie’ over bijvoorbeeld de doorlooptijden van verschillende inkoopactiviteiten en daar vervolgens over kunnen praten aan de hand van actuele voorbeelden. Waarom lukt het de vraagkant niet om zich eerder te melden bij inkoop? En de kaders. Zijn er afgesproken doorlooptijden? En zo ja, zijn die bekend en hoe worden daar over gedacht? Waarom worden ze niet gehaald in de dagelijkse werkelijkheid? Kijk hier in eerste instantie naar vanuit je eigen dienstverlening. Wat kan er verbeterd worden?

De ‘prestatie’ die je levert als inkoper is de toegevoegde waarde voor de organisatie in de vorm van inkoop, advies of contractmanagement. Neem dit criterium ook mee in hetzelfde gesprek of presentatie. Je kan ook collega’s van de vraagkant uitnodigen in het inkoopoverleg om te praten over hoe de prestatie van de inkopers wordt beleefd. Door te kiezen voor deze aanpak kom je er ook achter waar eigen verbeterpunten zitten op het gebied van ‘presteren’ en ‘presenteren’. Is dat vakinhoudelijk? Of heb je meer behoefte aan ondersteuning op het gebied van advies vaardigheden?

Je ziet vaak dat de waan van de dag zo de overhand heeft dat er te weinig tijd over blijft voor een dergelijke aanpak. Maar dat is precies mijn punt: maak hier tijd voor! Ik ben er van overtuigd dat de investering om open in gesprek te gaan en feedback te verzamelen je ook veel oplevert. Dit kun je vervolgens toepassen op je persoonlijke ontwikkeling. Je bent dan bezig om te groeien in je rol en als mens. Wordt een nog betere inkoper maar begin bij jezelf. Wat mij betreft altijd een goed voornemen.