Regelmatig ontvang ik een mailbericht van PIANOo (expertisecentrum Aanbesteden) over de actuele Nederlandse jurisprudentie in EU aanbestedingen. Dat is informatief en vanuit dat oogpunt nuttig maar wat kan een aanbestedende dienst nou echt met deze informatie? In mijn optiek is jurisprudentie een interpretatie van een voorzieningenrechter op basis van stukken die je verder niet kent. Dus hoe moet je nou als inkoper omgaan met de Nederlandse uitspraken in de dagelijkse aanbestedingspraktijk? Er zijn een aantal pijlers waar het aanbestedingsrecht op rust. Je kan ze als volgt samenvatten: ’wees duidelijk in de publicatie wat je wil en voor wie. Voorzie iedereen van dezelfde informatie en leg goed uit hoe je de inschrijvingen gaat beoordelen. En tenslotte, zorg er voor dat je achteraf goed gemotiveerd kan uitleggen waarom een inschrijver het niet geworden is’.

En vooral dat laatste punt, de motivatie, is naar mijn mening langzaam een spagaat aan het worden voor de inkooporganisaties binnen de overheid. Het feit is dat je goed moet kunnen motiveren waarom een inschrijver het niet geworden. Die motivatieplicht is overigens geheel terecht, maar waar ligt de grens? Een van de consequenties is namelijk dat je in de geformuleerde wensen aan moet geven waar je op gaat beoordelen. Hiermee creëer je de mogelijkheid voor inschrijvers om naar het beste antwoord toe te schrijven. Hoe moet je dan als beoordelingsteam toch komen tot de selectie van die inschrijver die al in zijn inschrijving toegevoegde waarde toont?

Dit staat ook haaks op de wens van het bedrijfsleven om de mogelijkheid te krijgen om zijn of haar toegevoegde waarde te laten zien in aanbestedingstrajecten. Maar dat dat niet lukt omdat het Programma van Eisen en Wensen zo dichtgetimmerd is dat die ruimte er gewoonweg niet is. Wensen worden hierdoor eisen waardoor je in de beoordeling geen onderscheid meer tussen de inschrijvingen, behalve op prijs.

Hoe zorg je er nu voor dat wensen geen eisen worden en je de markt de kans geeft om hun toegevoegde waarde te laten zien in hun inschrijvingen? De kracht van inkoop komt naar mijn mening in drie stappen op dit punt. Allereerst, inkoop heeft de regie over de opbouw van de wensen. Ga samen met het aanbestedingsteam in overleg over de wensen, de formulering en de wijze van beoordeling. Vervolgens is de tweede stap het creëren van bewustwording in het beoordelingsteam waarom de motivatie zo belangrijk is in de beoordeling van de inschrijvingen. En tenslotte, het in goede banen leiden van de afwijzingsgesprekken met de inschrijvers.

De vraag die inkoop zichzelf en de organisatie continue moet stellen is: wat is het uitgangspunt van de organisatie? Is dat het wetgevend kader? Of is dit een kader waarbinnen je de wensen en doelstellingen van de organisatie realiseert?